PROTOCOLO DE LOS CORREOS ELECTRÓNICOS
Lo primero que debemos hacer, es poner correctamente en nuestro programa de correo los datos del remitente, para evitar correos "anónimos". Es de mala educación enviar un mensaje sin remitente. Incluso en caso de querer permanecer en el anonimato, remita los correos con su nombre de pila o con un alias, pero nunca en blanco. Escriba su correo al igual que una carta normal, con una cabecera, un cuerpo y un pié (con firma). Evite escribir el texto con letras mayúsculas. En InterNet eso significa gritar.
Cuando escriba un correo evite poner fondos y otros elementos "innecesarios" en la mayoría de los casos y que solo hacen que aumentar el número de bytes a transmitir. Asegúrese de que tiene un remite, donde le puedan contestar. A la hora de la firma, la cual no debería tener más de cuatro líneas, evite poner caracteres innecesarios, como son las tan extendidas firmas en ASCII, o esas frases ingeniosas. Es tráfico innecesario que consume recursos de la red.
Deje alguna línea en blanco entre su respuesta y el mensaje original. Si tiene un título (subject) debe mantenerlo para identificar más rápidamente el tema tratado. Redacte de forma correcta y educada sus correos, sobre todo cuando se dirige a empresas o instituciones. Procure, en la medida de lo posible, enviar correos con texto simple, evitando utilizar características más avanzadas como el envío de formatos HTML. (generalmente no aportan nada nuevo). No se deben enviar archivos adjuntos ("attachments") que no han sido solicitados. Tampoco envíe correos no solicitados (spam) , ni amparándose en una famosa ley americana, que ahora todo el mundo usa para bombardear de forma indiscriminada e-mails.Cuando se responde un mensaje, que a su vez es respuesta de otro, deje solamente la última respuesta, pues de lo contrario, va a enviar un mensaje demasiado voluminoso e innecesario. Suele considerarse innecesario al responder: los saludos de inicio y final del mensaje, la información sobre ruta de transmisión del mensaje y otros datos similares, los comentarios irrelevantes a la respuesta del mensaje, o enviar respuestas que no aportan nada nuevo al propósito del mensaje, como por ejemplo alguien que escribe dos páginas de reflexiones y se responde: "Opino lo mismo", dejando completo el mensaje anterior. Está totalmente fuera de toda lógica, y aumenta la transmisión sin razón.
¿Qué es el protocolo de correo electrónico?
El protocolo de correo electrónico es un método por el cual se establece un canal de comunicación entre dos computadoras y el correo electrónico se transfiere entre ellos. Cuando se transfiere un correo electrónico, están involucrados un servidor de correo y dos computadoras. Una computadora envía el correo y la otrA lo recibe. El servidor de correo almacena el correo y le permite acceder al dispositivo receptor y descargarlo si es necesario. Hay cuatro protocolos de correo diferentes. Estos protocolos se diferencian en la manera por la cual se establecen conexiones y permiten el acceso de los usuarios a los correos electrónicos.
Cuando se escribe y envía un mensaje
- Indique el asunto del mensaje con claridad en el campo "Asunto". Esto es particularmente importante para el destinatario del mensaje. Si el asunto del mensaje es claro, será mucho más fácil para el destinatario decidir cuáles son más importantes y cuáles no cuando lea todos los correos electrónicos recibidos. Esto permitirá al destinatario clasificar su correo con facilidad. Se puede hacer una distinción entre el asunto general, normalmente ubicado entre paréntesis (como el nombre del proyecto) y un resumen corto del mensaje, por ejemplo:
- Envíe correos electrónicos a las personas que estén involucradas únicamente No es aconsejable (y es molesto para los destinatarios) enviar correos electrónicos a todos sus contactos. Los destinatarios pierden un tiempo valioso clasificando los mensajes que realmente les interesa de aquellos que les interesa poco o nada. Es más, esta práctica ocupa los recursos de la red innecesariamente.
- El campo "Para": designa al destinatario principal. Ésta es la persona a quien se le envía el correo electrónico.
- El campo "CC": muestra las personas a las que se les informa sobre esta comunicación por correo electrónico.
- El campo "CCO": designa los destinatarios que los otros destinatarios no pueden ver. Se recomienda no usar este elemento. En cambio, se recomienda enviarles una copia del mensaje anterior aparte.
- Sea breve y dé un amplio contexto al mensaje. Para que se lea y se entienda, es preferible usar oraciones cortas y precisas. Si el mensaje es largo, divídalo en muchos párrafos para que sea más fácil de leer. Un texto preciso, bien estructurado, ayuda a evitar malentendidos o confusiones. Se puede enviar un mensaje a otros usuarios rápida y fácilmente. Utilice lenguaje apropiado y evite el humor, el sarcasmo y los insultos fuera de lugar. Para beneficiar a los destinatarios profesionales, es útil comenzar un mensaje con una de las siguientes frases:
- Para su información
- Para su aprobación
- Seguimiento
- Si se deben adjuntar documentos al mensaje, tenga en cuenta los destinatarios. Es posible que el destinatario de un archivo adjunto no tenga el software para leerlo. Asegúrese de que el archivo esté guardado en un formato que la mayoría de los software actuales puedan leer. (por ej. .rtf en vez de .doc). Además, esté atento al tamaño del adjunto. Cuanto más grande sea el archivo, se necesitará más tiempo para enviar y recibir. Un archivo enorme podría ser bloqueado por el servidor de correo electrónico remoto o saturar la casilla de entrada del destinatario, evitando la recepción de otros mensajes. Utilice las herramientas de compresión/descompresión (como ZIP) para reducir el tamaño de estos archivos.
Antes de enviar un mensaje que supuesta mente tiene un adjunto, asegúrese de que tenga el adjunto! - Evite usar letras mayúsculas. El texto escrito en mayúscula es difícil de leer. Es más, usar palabras en letras mayúsculas en Internet sugiere que está expresando emociones fuertes (tales como alegría o enojo), lo que puede no ser bien visto por el destinatario. Para enfatizar un término, escríbase entre comillas.
- Antes de enviar un mensaje, tómese el tiempo para volver a leerlo. Trate de corregir los errores tipográficos o de lengua. El estilo del mensaje refleja la imagen del remitente.
- Asegúrese de identificarse y dejar información de contacto al final del mensaje. Considere poner su firma al final de los correos electrónicos, pero sin quitar demasiado espacio (cuatro o cinco líneas como máximo), especificando, por ejemplo, su ocupación y la organización a la que pertenece. Los números de teléfono pueden ser útiles si uno de los destinatarios necesita contactarlo rápidamente. La costumbre señala que la firma debe estar precedida por una línea que no contenga nada más que dos guiones ("--").
Cuando se recibe un mensaje
- Cuando haya leído un mensaje, decida inmediatamente dónde guardarlo. Los correos electrónicos se pueden administrar de la misma manera que el correo tradicional. Para encontrar un mensaje fácilmente, acostúmbrese a colocar los mensajes recibidos en carpetas por temas. De esta manera, será más fácil encontrar un mensaje viejo o las partes de un debate. Algunos clientes de correo electrónico permiten asignar un color al mensaje. Puede ser útil asignar un código de color para identificar ciertas categorías de mensajes.
- Excepto que sea necesario, no imprima los correos electrónicos. Cuando el correo electrónico está guardado correctamente, se podrá encontrar fácilmente si se lo necesita. Por esta razón, es inútil imprimir todos los correos electrónicos. Esto evita desperdiciar papel y ayuda a preservar el ambiente.
- Respete la privacidad de los mensajes que recibe. Nunca envíe o copie a otros un correo electrónico que fue enviado a usted sin el consentimiento del remitente original.
Uso de emoticonos (smileys)
Los emoticonos (a veces llamados smileys) son símbolos incluidos en los mensajes que indican el humor (jocoso, sarcástico, irónico, etc.) de la persona que escribió el mensaje. Generalmente, su uso se reserva para los mensajes no profesionales.
Para crear un emoticono , simplemente utilice los símbolos de puntuación. Para verlos más fácilmente, incline la cabeza 90 grados hacia la izquierda.
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